Chat: Gruppen verwalten und Kunden einladen

Gruppen bündeln Gespräche zu einem Thema, einem Projekt oder einem Kunden. Die Gruppenleitung kann sogar Kundinnen und Kunden einladen, die dann im Kundenportal mitlesen und mitschreiben.

Eine Gruppe gründen

1. Öffnen Sie Chat und klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie «Gruppe».
3. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die Mitglieder.
4. Bestätigen Sie. Sie sind die Gruppenleitung.

Mitglieder verwalten

Öffnen Sie im Kopf der Gruppe die Mitglieder.

• Hinzufügen darf jedes Mitglied. Neue Mitglieder sehen den früheren Verlauf, er zählt aber nicht als ungelesen.
• Umbenennen und Mitglieder entfernen darf nur die Gruppenleitung.
• Austreten kann jedes Mitglied. Geht die Leitung, übernimmt das dienstälteste Mitglied. Verlässt die letzte Person die Gruppe, werden die Gruppe samt Nachrichten und Dateien gelöscht.
• Systemmeldungen wie «X hat Y hinzugefügt» zeigen Änderungen im Verlauf.

Kunden einladen

Voraussetzung: Das Modul Kundenportal ist bei Ihnen eingeschaltet, und die Kundin oder der Kunde hat als Kontakt eine E-Mail-Adresse.

1. Öffnen Sie in der Gruppe die Mitglieder.
2. Wählen Sie Kunde aus dem Kundenportal einladen.
3. Suchen Sie den Kunden. Die Liste zeigt, ob bereits ein Portal-Zugang besteht.
4. Klicken Sie auf Einladen.

Hat der Kunde schon einen Portal-Zugang, wird er Mitglied. Ein aktiver Zugang erhält eine E-Mail mit dem Link zur Gruppe. Hat er noch keinen Zugang, kann nur ein Administrator ihn gleichzeitig einrichten (Einladen + Zugang). Alle anderen sehen den Hinweis, eine Administratorin zu bitten. Ein gesperrter Zugang muss zuerst im Modul Kundenportal entsperrt werden.

Eingeladen wird nur in Gruppen, nie in Direktchats, und höchstens 10 Kunden pro Gruppe.

Was der Kunde sieht

Der Kunde sieht nur Nachrichten ab seinem Beitritt, Text und Anhänge der Mitarbeitenden. Er kann lesen, Text schreiben und Anhänge herunterladen.

Er sieht nie frühere Nachrichten, Verweise auf IT9ERP-Objekte, Antwort-Zitate, Reaktionen oder E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Er kann keine Dateien senden, nichts bearbeiten oder löschen und keine Mitglieder ändern.

Für Sie ist es klar gekennzeichnet: Kunden tragen das Abzeichen Kunde, und in der Gruppe steht der gelbe Hinweis Kunde in diesem Chat.

Hinweis: Alles, was nach dem Beitritt geschrieben wird, kann der Kunde lesen. Besprechen Sie Internes in einem anderen Chat.

E-Mail an den Kunden

Der Kunde bekommt eine E-Mail bei der Einladung und bei neuen Nachrichten, wenn es ruhig wurde. Pro Gruppe kommt höchstens alle 30 Minuten eine Mail. Der Nachrichtentext steht nie in der Mail.

Kunden wieder entfernen

Entfernen Sie den Kunden in den Mitgliedern der Gruppe. Sein Zugriff endet sofort, seine früheren Nachrichten bleiben im Verlauf der Mitarbeitenden. Bei einer erneuten Einladung sieht er nur, was danach geschrieben wird.

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