Import: Überblick und erste Schritte

Mit dem Modul Import übernehmen Sie Rechnungen aus Exporten anderer Systeme. Ein Assistent führt Sie durch vier Schritte. Die Spaltennamen der Datei dürfen beliebig sein. Das IT9ERP schlägt die Zuordnung vor, Sie prüfen sie und sehen eine vollständige Vorschau. Erst danach wird gespeichert.

Hinweis: Der Import übernimmt Rechnungen. Kunden und Artikel werden über die Rechnungszeilen zugeordnet oder angelegt. Ein getrennter Import nur für Kunden oder Artikel ist nicht vorgesehen. Excel-Dateien (.xlsx) exportieren Sie vorher als CSV.

Was Sie damit bekommen

• Vorschau ohne Risiko: Ein kompletter Probelauf zeigt neue Rechnungen, Duplikate, Warnungen und Fehler. Geschrieben wird erst nach Ihrer Bestätigung.
• Automatische Zuordnung: Das IT9ERP erkennt Spalten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Kunde auch bei deutschen, englischen und französischen Namen.
• Kundenzuordnung: nach E-Mail, Firmenname, Vor- und Nachname oder Nachname allein, wenn ihn genau ein Kontakt hat. Unklare Fälle werden nie geraten, sondern als mehrdeutig angezeigt.
• Keine Doppelten: Bereits importierte Rechnungen erkennt das IT9ERP und überspringt sie.
• Rückgängig: Sie können jeden Importlauf zurücknehmen.
• Profile: Gespeicherte Zuordnungen wenden Sie beim nächsten Import mit gleicher Spaltenstruktur an.

Wo finden Sie den Import?

Haben Sie die Module Rechnungen und Import, steht der Import im Menü Rechnungen in der Gruppe Import: Neuer Import, Import-Verlauf und Import-Profile. Dort bringt Sie Zurück zu Rechnungen wieder zurück. Ohne das Modul Rechnungen öffnen Sie Import direkt in der dunklen Leiste links.

Wer darf importieren?

Administratoren und Benutzer mit dem Recht, Rechnungen anzulegen. Zusätzlich braucht die Person Lese- und Erstellrechte für Kontakte, Artikel und Rechnungspositionen. Fehlt eines, bricht der Import mit einer Meldung ab. Wegen der Datenänderung ist der Zugriff standardmässig nicht freigegeben. Ein Administrator vergibt ihn gezielt.

Die ersten Schritte

1. Exportieren Sie die Rechnungen aus dem alten System als CSV, TSV oder JSON (höchstens 20 MB).
2. Machen Sie vor einem grossen Import eine Datensicherung. Rückgängig ist keine Sicherung.
3. Folgen Sie der Anleitung Rechnungen importieren.
4. Kontrollieren Sie danach Kontakte und Artikel, die der Import angelegt hat.

Tipp: Der Import setzt standardmässig Rechnungen auf versendet. So tauchen sie nicht unter den noch nicht versendeten Rechnungen auf und werden nicht aus Versehen versendet. Prüfen Sie diese Option in der Zuordnung.

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