Zeiterfassung: Zeiten zuordnen und auswerten

Was ist das?

Eine erfasste Zeit können Sie Objekten zuordnen, zum Beispiel einem Kunden, einer Rechnung, einer Aufgabe oder einem Ticket. So sehen Sie später, wie viel Zeit in einen Kunden oder ein Projekt geflossen ist. Die Auswertung finden Sie auf der Seite Zeiten nach Objekt.

Eine Zeit zuordnen

Sie können bis zu fünf Objekte pro Zeit zuordnen. Möglich sind, soweit es sie bei Ihnen gibt: Kunde oder Kontakt, Rechnung, Aufgabe oder Termin, Ticket, Verkaufschance, Auftrag, Bestellung, Lieferantenrechnung, Vertrag, Liegenschaft und Mietvertrag.

1. Öffnen Sie Zeiterfassung.
2. Klicken Sie auf Zuordnen. Den Knopf finden Sie beim Timer (vor dem Start und während er läuft) und im Bereich Zeit erfassen.
3. Tippen Sie im Suchfeld mindestens zwei Zeichen. Die Suche läuft über alle Objektarten. Rechnungen finden Sie über die Nummer oder den Kundennamen.
4. Oder wählen Sie einen Vorschlag mit einem Klick: Ihre offenen Aufgaben und die zuletzt zugeordneten Objekte.
5. Schliessen Sie den Dialog und erfassen Sie die Zeit wie gewohnt.

Die Zuordnung erscheint als kleiner Chip in der Wochenübersicht und am Timer. Ein Klick darauf öffnet das Objekt.

Hinweis: Zuordnen können Sie nur Objekte, die Sie auch lesen dürfen. Fehlt das Recht, steht dort «Objekt (kein Zugriff)».

Tipp: Die Kurzwahlen unter «Zuletzt» übernehmen Notiz, Projekt und Zuordnung. Bei wiederkehrenden Arbeiten sparen Sie so viele Klicks.

Zeiten nach Objekt auswerten

1. Öffnen Sie in der Zeiterfassung den zweiten Menüpunkt Zeiten nach Objekt.
2. Wählen Sie den Zeitraum: Woche, Monat, 30 Tage, Jahr oder einen eigenen Zeitraum.
3. Filtern Sie bei Bedarf nach Objektart.
4. Klicken Sie auf eine Zeile, um die einzelnen Zeiten dahinter zu sehen.
5. Mit CSV exportieren Sie die Auswertung.

Zeiten ohne Zuordnung werden als Hinweis ausgewiesen, damit nichts unter den Tisch fällt.

Hinweis: Eine Zeit mit mehreren Objekten zählt bei jedem Objekt voll. Die Gesamtsumme zählt sie nur einmal.

Für Inhaber und Administratoren

Inhaber und Administratoren sehen auf der Zeiterfassung oben den Kasten Team. Er zeigt eine Wochenübersicht der Mitarbeitenden. Wenn Sie dort eine Person oder einen Tageswert anklicken, erfassen Sie die Zeit für diese Person. Ein Band zeigt «Sie erfassen die Zeit für …». Mit Zurück zu mir wechseln Sie zurück.

• Einträge, die Sie für andere erfassen, tragen den Vermerk «erfasst von …». Er ist für Sie und für die Person selbst sichtbar.
• Einen laufenden Timer einer Person können Sie stoppen und speichern oder verwerfen. Starten und umstellen tun die Mitarbeitenden selbst.
• Auf der Seite Zeiten nach Objekt können Inhaber und Administratoren die Zeiten aller sichtbaren Personen zusammenzählen.

Brauchen Sie Hilfe?

Support-Ticket erstellen

Schreiben Sie niemals Passwörter in ein Ticket.